¿Qué es una apostilla? Guía clara para documentos que viajan al extranjero

Si alguna vez necesitó enviar un documento a otro país, probablemente alguien le dijo que necesita "una apostilla". Suena a puro trámite, y algo de eso hay, pero la idea de fondo es sencilla. Aquí le explicamos qué es una apostilla, cuándo se necesita y cómo funciona el proceso en Estados Unidos, sin importar el estado donde se encuentre.

Qué hace realmente una apostilla

Una apostilla es un certificado que se adjunta a un documento y confirma que la firma y el sello que aparecen en él son auténticos. Eso es todo lo que hace. No certifica que el contenido del documento sea cierto ni exacto. Únicamente le indica al país receptor que el notario, secretario o funcionario que lo firmó tenía una comisión válida y vigente en ese momento.

La razón por la que existen las apostillas es un tratado de 1961 conocido como el Convenio de La Haya sobre la Apostilla. Los países miembros acordaron aceptar los documentos públicos de los demás con un solo certificado estandarizado, en lugar de una larga cadena de sellos consulares. Si su documento va a un país miembro, la apostilla es lo que necesita. Si el destino no forma parte del convenio, el camino es distinto: se llama autenticación o legalización, y pasa por el Departamento de Estado de EE. UU. y después por el consulado o la embajada del país de destino.

Documentos que suelen necesitar apostilla

• Actas de nacimiento, matrimonio y defunción, y sentencias de divorcio

• Poderes notariales, declaraciones juradas y permisos de viaje para menores

• Documentos de empresa: actas constitutivas, certificados de existencia legal y actas del consejo

• Documentos académicos como diplomas, títulos y certificados de estudios

• Expedientes de adopción

• Antecedentes penales y verificaciones de antecedentes

Quién emite la apostilla

Aquí es donde se confunde la mayoría de la gente: un notario no puede emitir una apostilla. Solo puede hacerlo la autoridad gubernamental designada, y cuál es depende por completo de quién emitió o firmó su documento.

Si el documento fue notarizado en un estado o lo emitió una agencia estatal o local, la apostilla la emite la oficina del Secretario de Estado de ese estado. No sirve el de otro estado, aunque usted viva ahí ahora. Si el documento lo emitió una agencia federal, como una verificación de antecedentes del FBI o una carta del IRS, entonces le corresponde al Departamento de Estado de EE. UU. Mandar un documento federal a un estado, o uno estatal a Washington, es el motivo más común de que una solicitud regrese rechazada semanas después.

Dónde entra el notario

En la mayoría de los documentos privados, el proceso empieza con una notarización impecable. Recuerde qué está revisando en realidad la autoridad que emite la apostilla: la comisión y el sello del notario. Por eso el certificado notarial tiene que estar correcto en cada detalle. El lugar debe indicar el condado o la ciudad correcta, la fecha debe ser exacta, el texto del certificado debe corresponder al acto notarial realizado, el sello debe ser legible y la firma debe coincidir con la registrada. Un espacio en blanco o un sello borroso basta para que le devuelvan todo el paquete.

Las actas del registro civil funcionan distinto. Por regla general no se puede notarizar una fotocopia de un acta de nacimiento o de matrimonio y esperar que la apostillen. Lo que se necesita es una copia certificada emitida por la oficina de registro civil del estado correspondiente, que después va directo a la autoridad estatal.

Cuatro preguntas que conviene resolver antes de empezar

1. ¿A qué país va el documento? Esto define si necesita apostilla o legalización, y a veces cambia lo que la institución receptora está dispuesta a aceptar.

2. ¿Quién emitió el documento y en qué estado? De eso depende a qué autoridad hay que dirigirse.

3. ¿La institución receptora necesita el original, una copia certificada o una copia notarizada? Pregúntelo directamente y, si puede, pídalo por escrito.

4. ¿Hace falta una traducción certificada? Muchos países la exigen, y en algunos casos la traducción misma debe notarizarse.

Sobre tiempos y costos

Las tarifas y los tiempos de trámite cambian de un estado a otro y de un año a otro, así que conviene tomar cualquier cifra que encuentre en internet como referencia y no como promesa. Confirme el costo y el tiempo actuales con la autoridad que va a emitir la apostilla antes de comprometerse con una fecha, y deje margen: el correo de ida y de vuelta suma días en cada extremo, y si algo más depende de que el documento llegue, ese margen le va a servir.

Cómo podemos ayudarle

En Batista Notary atendemos clientes en todo el país y en español. Nos encargamos de la parte notarial y le ayudamos a armar un paquete completo y bien preparado antes de enviarlo a la autoridad correspondiente, para que no pierda semanas por un detalle de forma. Si no está seguro de cuál es el camino de su documento, cuéntenos qué va a enviar y a dónde va, y le orientamos.

Esta publicación es información general sobre el proceso de apostilla y no constituye asesoría legal. Los requisitos varían según el país, el estado y la institución que recibe el documento, y cambian con el tiempo. Para su caso particular, consulte con un abogado.